Zo geef je feedback aan jouw werknemers

Open communicatie is de nieuwe norm op de werkvloer. De opkomende garde Young Professionals is ambitieus en zet persoonlijke ontwikkeling centraal. Hierdoor worden de (half)jaarlijkse functioneringsgesprekken minder belangrijk en worden obstakels getackeld as we speak. Deze veranderende cultuur, vergt communicatie skills en in het bijzonder vaardigheden voor het geven van waardevolle feedback. Feedback wordt vaak verward met kritiek, en dat is zonde!

Waarom is feedback geven belangrijk?
Het geven van feedback is een essentieel onderdeel van leidinggeven. Maar wat is feedback? Door het geven van goede feedback wordt er een positieve aanspreekcultuur gecreëerd, waardoor werknemers worden gestimuleerd tot verbetering.

Het kan voorkomen dat het gedrag van een werknemer door zijn/haar collega’s als onprettig wordt ervaren. Het kan ook voorkomen dat jij als werkgever merkt dat door het gedrag of de houding van iemand op de werkvloer, bepaalde werkzaamheden stroef verlopen. Dat dit door iemand anders of door jezelf wordt opgemerkt, wil nog niet zeggen dat dit bewust gedrag is. Daarom is het belangrijk om iemand hiervan bewust te laten worden, door middel van constructieve feedback. Door de communicatie open te houden, worden irritaties voorkomen. Hiernaast is het mens-eigen om te verlangen naar een vorm van bevestiging, ook positieve feedback is een vorm van feedback.

#1 Een goede timing is essentieel
Feedback geven en ontvangen is voor de een lastiger dan voor de ander. Waar de een het kan omzetten naar een leermoment, schiet een ander in de verdediging. Hierom is het belangrijk om na te denken over het hoe, waar en waarom; voordat je feedback geeft.

Als leidinggevende bereik je meer met je feedback als je aanpak doordacht en gericht is. Feedback hoeft natuurlijk niet altijd positief te zijn, maar wel eerlijk en evenwichtig. Omdat het belangrijk is dat de boodschap, de zender en de ontvanger op één lijn liggen, is het ook belangrijk om een geschikt moment te kiezen. Feedback geven aan een werknemer, ligt toch vaak wat gevoeliger dan feedback geven aan een collega.

Neem de desbetreffende persoon even apart en ga ergens zitten. Wat je ook mee kan nemen, is dat ‘het bureau van de baas’ een bepaalde sfeer kan creëren voor je aan een gesprek als dit begint. Tevens is het slim om mee te nemen dat hoe eerder de feedback plaatsvindt, hoe meer de persoon het verwacht en het dus minder als een verrassing zal worden ervaren.

#2 De 4G methode
Voor het geven van feedback, wordt er vaak verwezen naar de welbekende 4g’s feedback methode. Hier wordt gekeken naar: gedrag, gevoel, gevolg en gewenst.

Gedrag
De eerste stap voor het geven van feedback is dat je aangeeft welk gedrag je is opgevallen. Het is handig om hierbij zo concreet mogelijk te zijn. Wanneer viel het gedrag je op en waar. Als iemand zich onprofessioneel gedroeg, wat betekent dit dan precies? Door zo concreet mogelijk te zijn voorkom je gebruik te maken van spraakwoorden zoals ‘altijd’, ‘nooit’, ‘alles’. Deze woorden zorgen er vaak voor dat mensen in de verdediging schieten.

Gevoel
Feedback geven doe je het beste vanuit jouw gevoel. Als je dit doet, voorkom je iemand ergens van te beschuldigen of iemand een bepaald label te geven. Omdat je praat over jouw ervaringen, voorkom je een discussie. Wanneer je een gesprek met iemand aangaat vanwege andermans bevindingen, is dit een compleet ander gesprek. Ga in dit geval altijd eerst goed na of de informatie klopt.

Gevolg
De reden dat je het gesprek aangaat, is omdat je wil dat er verandering komt. Deze gevolgen kun je het beste maar direct duidelijk verwoorden. Door iemand zich hier bewust van te maken, kan het een positieve verandering teweeg brengen wanneer zijn/haar gedrag wordt aangepast.

Gewenst
De belangrijkste boodschap van het gesprek moet zijn dat je de medewerker wilt helpen groeien en ontwikkelen. Nadat je het gesprek hebt afgerond, kunnen jullie samen focussen op de stappen die kunnen worden ondernomen om daar te komen waar wenselijk is. Wat ook erg goed kan werken, is om de oplossing bij de werknemer zelf te laten liggen. Op deze manier wordt er écht geluisterd naar de persoon en voelt hij/zij zich gehoord.

#3 Profileer jezelf en het bedrijf als leergierig
Probeer een feedback gesprek niet eenzijdig te laten zijn. Wanneer jij als leidinggevende het belang van feedback uitdraagt, is het ook belangrijk dit zelf na te leven. Vaak wanneer het nodig is iemand aan te spreken op bepaald gedrag, heeft diegene ook zelf een onprettige sfeer aangevoeld. Door hiernaar te vragen, belicht je meerdere perspectieven en laat je jouw werknemer een bijdrage leveren.

Niet zo zeer zijn er specifieke feedbackregels. Het blijft voornamelijk een onderwerp waarbij gevoel een grote rol speelt, en de aanpak per persoon zal verschillen. Door bovenstaande punten in je achterhoofd te houden bij constructief feedback geven, zullen zowel jouw werknemers als jijzelf en het bedrijf hiervan profiteren.

Reacties